Comment puis-je recevoir un e-mail pour arriver plus rapidement ?
En tant que travailleur du savoir, il y a des chances que vous envoyiez régulièrement des courriels. Et reçoit.
Et il y a aussi une chance raisonnable de poser régulièrement des questions par courriel.
A lire aussi : Comment puis-je faire suivre mon courrier ?
Mais avez-vous déjà remarqué que la réponse est beaucoup plus longue quand vous posez plusieurs questions dans le même courriel ? Ou, aussi très fréquent, que toutes vos questions ne sont pas répondues ? (Le plus souvent, la question la plus essentielle est ignorée.)
Voici quelques conseils super simples pour corriger cela.
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Plan de l'article
1. Numérotez les questions dans votre email
Ok, conseil #1 : numérotez vos questions.
Donc, dans la forme la plus simple, vous n’écrivez pas…
Hé, Martijn,
Question !
Je dois souvent créer le même type de document, où il n’y a que quelques les choses sont différentes. En fait, je cherche quelque chose à partir d’un modèle, où je il suffit de mettre des données ; un nom, une adresse et des choses comme ça.
Vous avez un bon conseil ?
Oh, et au fait, nous organisons le 18 petit événement pour les travailleurs indépendants professionnels de la région de Rotterdam. Pouvez-vous peut-être passer une heure ? Tu veux parler ? Ça a l’air amusant !
Salutations,
Sven
Mais bien…
Hé, Martijn,
Question !
- Je dois souvent créer le même type de document, où il n’y a que quelques les choses sont différentes. En fait, je cherche quelque chose à partir d’un modèle, où je il suffit de mettre des données ; un nom, une adresse et des choses comme ça.
Vous avez un bon conseil ?
- Oh, et au fait : nous organisons le 18 un petit événement pour les indépendants professionnels de la région de Rotterdam. Pouvez-vous peut-être passer une heure ? Tu veux parler ? Ça a l’air amusant !
Salutations,
Sven
« Wow, Martijn ! Quelle brillante perspicacité, que je n’aurais jamais pu imaginer moi-même. »
Oui, je sais. Et vous auriez pu peindre un Mondrian, mais vous ne l’avez pas fait.
Voyons pourquoi vous ne le faites probablement pas en ce moment, mais aussi pourquoi devrait le faire.
Est-ce que ces deux chiffres dans ce dernier courriel font une telle différence ?
Vous voulez quelque chose de l’autre
Ceci est un exemple d’une astuce que vous pouvez dessiner encore plus large : si vous voulez quelque chose de quelqu’un d’autre, il est bon de le rendre aussi simple que possible pour l’autre.
C’ est pour ça que je déteste « on peut appeler ? » ; il ne regarde la situation que de votre point de vue, et non de l’autre.
En numérotant vos questions, le destinataire peut répondre plus facilement aux questions individuelles. Et il est plus facile de voir appartient ensemble.
En tant que destinataire, je vois clairement où se termine la question #1 et où commence la question #2.
En tant que réponse (courte), je peux maintenant juste écrire :
Hé, Sven,
- Utilisez TextExpander, de sorte que vous pouvez types magiques. Idéal pour votre situation.
- Je reviendrai !
— Martijn
2. Gardez votre « histoire » aussi courte que possible
Il suffit d’en envoyer un Un gros morceau de texte ? Ensuite, il est beaucoup plus difficile pour le destinataire de trouver la question ou l’information concrète.
Cela ne signifie pas que vous n’êtes pas autorisé à être social, mais essayez de vous limiter à l’information essentielle.
La plupart des courriels doivent être lus en 1 à 2 minutes. Cela signifie environ 2-3 paragraphes, maximum. (Et ce sont des paragraphes courts, pas tout un texte.)
Si votre email est plus long que les trois paragraphes ci-dessus, il est probable que votre e-mail commence à être trop long.
😉 3. Inclure toutes les informations essentielles
Et puis nous allons tout de suite retourner : mentionnez toutes les informations essentielles.
Ouais, je t’ai dit de garder ton e-mail court. Mais ça ne veut pas dire que tu dois laisser les choses de côté.
Essayez de structurer votre e-mail de telle sorte que la question elle-même s’intègre dans ces premiers paragraphes. Ensuite, vous avez de la place pour donner des détails.
Donc, si vous voulez inviter quelqu’un à parler un événement, cela pourrait ressembler à ceci :
Hé, Martijn,
Le 19 mars, nous organisons un événement amusant pour entrepreneurs. Voulez-vous me dire quelque chose ?
Détails :
- Lieu : la bière Blije à Dordrecht
- Heure : l’événement commence à 10h00, et nous aimerions vous avoir comme conférencier à 15h00
- Frais : EXPOS Les gens entendent votre nom, et il y a toutes les personnes importantes qui veulent que vous veniez parler pour l’exposition à leur événement, et… etc. etc.
Cordialement,
Lisanne Vrielink
Dans ce cas, je peux simplement lire la première phrase, décider si je voudrais parler ou non à un événement pour les entrepreneurs « enthousiastes », puis regarder plus loin.
En mentionnant toutes les informations pertinentes dans le reste de l’email, nous n’avons pas à envoyer dix fois, pour savoir que je ne peux pas le faire à 15h00 midi.
4. Envoyer plusieurs courriels
Avez-vous plusieurs questions ? Ensuite, il y a en fait une meilleure astuce que de les numéroter, surtout si elles ne sont pas vraiment liées.
Envoyez simplement plusieurs courriels.
Souvent, vous n’obtenez pas de réponse à votre courriel complet, parce que quelqu’un ne connaît pas encore la réponse à une question.
Si nous reprenons le premier exemple, nous voyons une question sur un outil (je sais directement), et (encore une fois) une question si je veux parler (je ne sais pas directement).
Je peux répondre à la première en 20 secondes. La seconde est une tâche pour laquelle je dois d’abord vérifier mon horaire, et cetera.
Si Sven m’avait envoyé deux courriels, j’aurais pu juste répondre au premier, puis plus tard au second. Il y a une chance raisonnable que ça prenne quelques jours avant qu’il ne reçoive une réponse.
De plus, une « conversation » par e-mail reste beaucoup plus claire si elle est toujours à propos de la même chose.
5. Mode avancé : donner une réponse
suggestions Voulez-vous vraiment être un professionnel de l’e-mail ? Ensuite, vous pouvez également jouer en mode dur, et appliquer une astuce avancée : donner des suggestions de réponse.
Par exemple :
Chère Dinanda,
Nous recherchons quelqu’un qui peut nous aider à construire un projet d’automatisation pour le fin de ce mois dans l’air. Florentine t’a eu recommandé.
Afin de ne pas prendre trop de temps, vous pouvez simplement répondre avec un de ces chiffres, et nous parlerons plus loin :
- Oui, je suis disponible. Discutons des détails.
- Non, je ne suis pas la bonne personne. (Si vous connaissez quelqu’un, vous voulez que le droit lors du déplacement ?)
- Non, je n’ai pas le temps maintenant. Je pourrais commencer par…
Cordialement,
Mikal le Baar
Selon sa situation, Dinanda peut alors répondre, par exemple, avec :
Cher Mikal,
Merci pour votre email !
1. Pouvons-nous appeler cet après-midi après 15h à 06371167 ?
Avec Cordialement,
Dinanda Willard
Ou, si elle ne peut pas, mais quelqu’un sait :
2. Mervyn Gardien de but, mervyn.doelman@example.org
Ou… si elle a le temps plus tard :
3. Le mois prochain
Cela signifie qu’elle n’a pas à penser comment elle dit « proprement » qu’elle ne peut pas, mais elle le pourra plus tard. Il est maintenant répondu en 5 secondes, et aussi pour Mikal facile à « traiter ».
